Рекомендации предназначены для внедрения СУОТ на основе СТБ 18001-2009 в организациях малого предпринимательства. Требования СТБ 18001-2009 являются универсальными и предназначены для всех организаций независимо от формы собственности, численности работников, вида деятельности, выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Однако создание СУОТ в организациях малого предпринимательства имеет некоторые особенности. Их мы и рассмотрим в статье.
Для создания СУОТ требуется стратегическое решение высшего руководства организации.
Степень документирования СУОТ одной организации может отличаться от другой в зависимости от сложности и взаимодействия процессов, протекающих в организации, и компетентности персонала.
Основную трудоемкость при создании СУОТ составляет разработка документации. Сокращение ее объема для ОМБ является существенным фактором сокращения затрат и ускорения работ по разработке, внедрению и подготовке к сертификации СУОТ.
ОМБ имеют ряд отличительных особенностей, оказывающих влияние на разработку и внедрение СУОТ.
Справочно:
СУОТ – система управления охраной труда.
К таким особенностям следует отнести:
– небольшую численность персонала;
– наличие всех управленческих, организационных и структурных функций, присущих любой организации;
– совмещение функций, выполняемых каждым работником;
– минимальный документооборот при взаимодействии персонала;
– тенденции к авторитарному стилю управления;
– высокую удельную роль устных указаний и распоряжений в целях сокращения организационно-распорядительных документов;
– недостаток подготовленных специалистов в области охраны труда (далее – ОТ), имеющих практический опыт работ, и др.
Все перечисленные особенности необходимо принимать во внимание при разработке и внедрении СУОТ ОМБ.
Специфика разработки СУОТ
Специфика разработки СУОТ в организациях состоит в следующем.
В ОМБ, как правило, преобладает авторитарный стиль руководства (все важные решения принимает руководитель или собственник). Очевидно, что для обеспечения оперативности и эффективности принимаемых решений при управлении СУОТ функции представителя высшего руководства, ответственного за функционирование СУОТ, можно возлагать на руководителя организации.
Вышеуказанное обстоятельство следует также учитывать при определении порядка проведения анализа СУОТ со стороны руководства. Анализ результативности и эффективности функционирования СУОТ может проводить руководитель (владельцы) организации.
Внутренний аудит также может проводить руководитель организации. Для более компетентной и независимой оценки СУОТ возможно проведение внутренних аудитов с привлечением специалистов сторонних организаций.
Справочно:
приказом (распоряжением) руководителя организации должно быть назначено ответственное лицо (лица) за разработку СУОТ.
Принятие и доведение решений до исполнителей, контроль выполнения и оценки их результативности осуществляются по более простой схеме, и их порядок может быть представлен в документах СУОТ в общем виде, например в виде таблично-алгоритмичного изображения процесса (блок-схемы).
Как правило, каждый работник ОМБ совмещает выполнение нескольких функций (работ) (например, он может являться ответственным и за качество, и за охрану труда). В связи с этим можно документировать обязанности и ответственность сотрудника в виде нескольких должностных (профессиональных) инструкций на конкретные функции. Допускается также объединять все работы, выполняемые сотрудником, в одной персональной должностной инструкции.
Специалистам ОМБ при распределении ответственности может быть предоставлена большая свобода действий, чтобы не сковывать инициативу по выполняемой деятельности. Это следует учитывать при разработке документов СУОТ, описывая деятельность или процессы в более общем виде (разрешается делать то, что требуется для получения запланированного результата). Исключения могут составлять установленные требования безопасности или потребителя и другие обязательные требования, выполнение которых должно быть строго регламентировано.
Для ОМБ уровень компетентности персонала имеет первостепенное значение. В организации должно уделяться большое внимание обучению и повышению компетентности персонала по закрепленным видам работ.
Высокая интенсификация работ и большая зависимость ОМБ в достижении поставленных целей от человеческого фактора требуют от руководства создания и поддержания комфортных и безопасных условий труда, а также системы мотивации персонала.
ОМБ, как правило, не имеют узкоспециализированных структур по осуществлению отдельных видов деятельности (например, проектированию продукции и процессов изготовления, метрологическому обеспечению, обеспечению техническими нормативными правовыми актами и др.). Для обеспечения результативности осуществляемых видов деятельности и СУОТ можно осуществлять эти процессы с помощью сторонних организаций (так называемые процессы аутсорсинга) при соответствующем контроле и управлении за этими процессами.
Справочно:
ОМБ – организации малого бизнеса.
Для оперативного и эффективного решения задач по эффективности СУОТ следует ввести в практику работы организации командный подход к решению проблем. Командный подход позволяет аккумулировать знания персонала и использовать эту базу знаний для достижения целей в короткий промежуток времени. Командный подход подразумевает участие в обсуждении проблемы и выработки предложений специалистов, отвечающих за различные направления деятельности. Однако окончательное решение принимает ответственное лицо (высшее руководство организации).
Документирование СУОТ
Документирование СУОТ в ОМБ имеет свою специфику. Для ОМБ численностью до 20 человек можно документировать всю СУОТ в одном Руководстве по СУОТ, включив в него описание всей СУОТ организации, всех процессов и процедур и установление всех необходимых форм для ведения записей. Для организаций численностью свыше 20 человек может понадобиться разработка кроме Руководства по СУОТ дополнительных процедур, устанавливающих порядок выполнения тех или иных работ.
Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 30.09 2013 № 98 «Об утверждении Типового положения о службе охраны труда организации».
Ведение записей, подтверждающих достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, в ОМБ может осуществляться с применением минимального количества форм.
Немаловажным моментами при создании СУОТ являются:
– адаптация СУОТ к изменяющимся обстоятельствам, возможность оперативного решения непредвиденных проблемных ситуаций в области ОТ;
– возможность интеграции СУОТ в общую систему управления (менеджмента) организации.
Этапы создания СУОТ организаций малого бизнеса
СУОТ призвана создать в организациях безопасные условия труда и позволяет обеспечить:
– улучшение условий труда персонала организации;
– сокращение количества аварий на рабочих местах и профзаболеваний;
– снижение потерь рабочего времени;
– соблюдение требований безопасности и ОТ;
– повышение качества и роста производительности труда.
Работа по созданию СУОТ в ОМБ может включать 5 основных этапов:
– организационно-подготовительный;
– разработка СУОТ;
– внедрение СУОТ;
– подготовка СУОТ к сертификации;
– поддержание в рабочем состоянии и постоянное улучшение СУОТ.
Руководство организации должно демонстрировать приверженность поставленным целям по созданию результативной и эффективной СУОТ. В работу должен быть вовлечен весь персонал организации. На всех этапах создания СУОТ особое внимание следует уделять агитации и формированию внутренней убежденности персонала организации в необходимости внедрения СУОТ, а также вопросам обучения персонала современным принципам и методам управления ОТ.
Организация также может использовать свои существующие системы управления (систему менеджмента качества, соответствующую требованиям СТБ ISO 9001, и др.) при разработке СУОТ, соответствующей требованиям СТБ 18001-2009, для создания единой системы управления.
Организационно-подготовительный этап
Организационно-подготовительный этап включает в себя проведение следующих работ:
– назначение ответственного от высшего руководства за разработку и внедрение СУОТ;
– определение цели создания СУОТ;
– определение области применения СУОТ (на какую продукцию (услуги), процессы и виды деятельности планируется распространить действие СУОТ);
– оценка соответствия существующей в организации СУОТ законодательным требованиям и требованиям СТБ 18001-2009 (к проведению оценки и анализа можно привлечь внешние компетентные организации. Результаты оценки должны стать основой для определения этапов работ и требуемых ресурсов);
– оценка потребности в ресурсах (людских, материальных, финансовых, временных), необходимых для создания СУОТ;
– составление плана работ по созданию СУОТ с включением в него основных этапов, ответственных лиц и сроков, а также методов мотивации персонала;
– назначение ответственных за разработку документов СУОТ (разделов Руководства по СУОТ);
– выбор внешней организации для оказания консультационно-методической помощи по созданию СУОТ (при необходимости).
Документом, описывающим организационно-подготовительный этап создания СУОТ, может быть приказ руководителя организации.
При разработке СУОТ в соответствии с требованиями СТБ 18001-2009 особое внимание необходимо уделить соблюдению законодательства об ОТ.
Документ:
постановление Минтруда РБ от 23.07.1999 № 94 «Об утверждении нормативов численности специалистов по охране труда на предприятиях».
Образец перечня вопросов программы вводного инструктажа смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Документ:
Закон РБ от 12.07.2013 № 61-З «Об охране труда».
Подготовка документов специалистом по ОТ
Специалист по ОТ должен организовать подготовку проектов следующих локальных нормативных правовых актов:
– программы (инструкции) вводного инструктажа;
– перечня инструкций по ОТ (и согласования инструкций по ОТ);
– перечня работ повышенной опасности;
– перечня работ и профессий, на которых проводится проверка знаний работников по ОТ;
– перечней профессий и должностных лиц, которые обязаны проходить предварительную и периодическую проверку знаний по вопросам ОТ;
– перечня профессий работников, которые должны проходить предварительный и периодический медицинский осмотр;
– перечня профессий, работники которых имеют право на обеспечение средствами индивидуальной защиты (с определением конкретных видов);
– перечня профессий и должностей, работники которых имеют право на получение молока или равноценных пищевых продуктов;
– перечня работ, на которых запрещено применение труда женщин;
– перечня особо опасных работ, на проведение которых должен выдаваться наряд-допуск;
– перечня работ, связанных с загрязнением, при выполнении которых работникам выдаются бесплатно мыло, смывающие и обезвреживающие средства;
– билетов (вопросов) для проверки знаний по вопросам от работников различных категорий,
– приказов о создании комиссии для проверки знаний по вопросам ОТ;
– приказов о назначении ответственных лиц за безопасную эксплуатацию объектов повышенной опасности (сосуды под давлением, грузоподъемные механизмы и т.д.) и др.
Специалист по ОТ должен иметь (при необходимости) следующие документы:
– законодательные и иные нормативные правовые акты;
– журналы: регистрации вводного инструктажа по ОТ, регистрации инструкций по ОТ, учета выдачи инструкций по ОТ, периодического контроля за состоянием ОТ, регистрации несчастных случаев на производстве, регистрации профессиональных заболеваний, учета аварий, происшедших на опасных производственных объектах;
– акты о непроизводственных несчастных случаях по форме НП;
– акты о несчастных случаях на производстве по форме Н-1;
– акты о расследовании профессиональных заболеваний по форме П-1;
З-1;
– документы расследования несчастных случаев, профессиональных заболеваний и аварий;
– план работы службы ОТ;
– предписания по ОТ (и журнал регистрации предписаний);
– протоколы проверки знаний по вопросам ОТ работников и должностных лиц организации;
– протоколы лабораторных исследований условий труда;
– мероприятия по ОТ коллективного договора либо план мероприятий по ОТ;
– заполненные формы государственной статистической отчетности;
– приказы, распоряжения, регулирующие вопросы ОТ;
– предписания и представления специалистов государственных органов надзора и контроля, профсоюзов, приказы и мероприятия по их выполнению;
– документы о переписке с государственными органами управления, надзора и контроля, профсоюзами по вопросам ОТ и др.
Образец программы вводного инструктажа смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Разработка СУОТ
Разработка политики и целей в области ОТ
Разработка СУОТ начинается с проведения идентификации опасностей и оценки рисков организации. Процедура идентификации опасностей и оценки рисков должна гарантировать:
– идентификацию опасностей;
– оценку рисков;
– управление рисками;
– анализ предпринятых мер управления рисками.
Результаты идентификации опасностей и оценки рисков учитывают при разработке мероприятий по управлению над рисками, установлении целей в области ОТ и разработке политики в области ОТ.
Для разработки политики в области ОТ необходимо определить направление деятельности организации и сформулировать общие намерения организации в области ОТ – это основа текста политики в области ОТ.
Политика в области ОТ должна быть равноправной и согласованной с прогнозом и стратегией высшего руководства по перспективам развития организации. Политика в области ОТ должна включать обязательства по соответствию СУОТ требованиям СТБ 18001-2009, постоянному ее улучшению, а также по обеспечению выполнения обязательных и законодательных требований. Намерения деятельности организации в политике следует формулировать так, чтобы цели, установленные организацией, становились их логическим продолжением и при их достижении можно было бы делать выводы о реализации политики.
Справочно:
к субъектам малого предпринимательства (далее – организации малого бизнеса (ОМБ)) относятся: индивидуальные предприниматели, микроорганизации (со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно); малые организации (со средней численностью работников за календарный год от 16 до 100 человек включительно) (Закон РБ от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).
Политика организации в области ОТ должна быть направлена:
– на соблюдение действующего законодательства по ОТ;
– предупреждение несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
– улучшение условий труда и ОТ;
– обучение, повышение квалификации работников в области ОТ, подготовку персонала к локализации и ликвидации аварий;
– организацию контроля за соблюдением требований ОТ;
– информирование работников об условиях труда, случаях производственного травматизма и профессиональных заболеваний, льготах и компенсациях по условиям труда;
– привлечение всех работников организации к участию в формировании и реализации политики, деятельности по улучшению условий труда и ОТ, профилактике несчастных случаев и профессиональных заболеваний.
В обязательствах руководства излагается, что будет предпринимать руководство организации для обеспечения успешной реализации намерений, изложенных в политике.
Руководитель организации должен подписать политику в области ОТ, обеспечить введение ее в действие и ознакомление с ней (с проведением необходимых разъяснений) всего персонала организации. С установленной периодичностью необходимо проводить анализ реализации политики с целью установления ее пригодности.
После подписания политики организации нужно установить и утвердить цели в области ОТ на определенный промежуток времени на основании намерений деятельности, сформулированных в политике в области ОТ.
Справочно:
при отсутствии службы, специалиста по охране труда соответствующие обязанности выполняют лица, имеющие соответствующую подготовку (прошедшие обучение), либо один из руководителей (ст. 227 ТК).
Цели должны быть разработаны по каждому направлению деятельности СУОТ, от общих организационных целей до специфических целей и задач конкретных специалистов. Задания, выполняемые сотрудниками организации, должны быть направлены на достижение установленных целей организации.
При установлении целей рекомендуется, чтобы цели в области ОТ:
– были ясно и однозначно определены;
– были измеримы;
– являлись достижимыми и одновременно амбициозными;
– хорошо соотносились с целями организации и между собой как в стратегическом, так и в оперативном планах;
– имели четко установленный срок достижения.
Измеримость целей обеспечивается использованием натуральных, стоимостных, временных групп показателей.
Для организации деятельности по достижению установленной цели рекомендуется обеспечить выполнение цикла Деминга (PDCA):
– «Планируй» – спланировать деятельность по достижению установленной цели, разработав и утвердив план мероприятий (программу управления ОТ), а также требуемый объем ресурсов у вышестоящего руководителя (как правило, для планирования деятельности по достижению цели составляются годовые планы с последующей разбивкой на квартальные или месячные планы);
– «Реализовывай» – организовать работу по выполнению установленной цели, обеспечив выполнение утвержденного плана и мероприятий. Рекомендуется иметь блок-схему организации деятельности по достижению установленной цели;
– «Проверяй» – организовать контроль за достижением цели, выполнения законодательных и других требований, при этом нужно вести необходимые записи, подтверждающие результаты достижения цели, а также результаты контроля;
– «Совершенствуй» – учитывать результаты достижения цели за прошлые периоды времени с наличием внесенных соответствующих корректировок при установлении цели на будущий промежуток времени, т.е. осуществление мероприятий по непрерывному улучшению результативности.
Справочно:
в качестве документа, который устанавливает цели организации, в т.ч. цели в области ОТ, и определяет порядок планирования и выделения ресурсов для достижения этих целей, могут быть использованы требования постановления Минтруда РБ от 23.10.2000 № 136 «Об утверждении Положения о планировании и разработке мероприятий по охране труда».
Разработка документов СУОТ
Организация должна разработать документированную СУОТ. Основными целями создания документов СУОТ организации являются:
а) доведение до персонала организации порядка функционирования СУОТ;
б) стандартизация деятельности с целью сохранения знаний и опыта;
в) обеспечение основы для аудита СУОТ и постоянного улучшения СУОТ.
Документация СУОТ должна обладать следующими свойствами:
– системностью (документы должны быть взаимоувязаны и структурированы);
– адекватностью (соответствовать требованиям СТБ 18001-2009);
– доступностью (документация должна быть доступна на рабочих местах);
– актуальностью (документация должна отражать реальное состояние дел и оперативно отражать все изменения функционирования СУОТ);
– адресностью (документация должна быть предназначена для конкретных исполнителей). Документация СУОТ может храниться как на бумажных, так и электронных носителях, а также на тех и на других.
Некоторые преимущества электронной версии документов СУОТ:
– соответствующий персонал одновременно имеет постоянный доступ к информации;
– распространение информации происходит незамедлительно и легко контролируется, по желанию можно распечатать бумажные копии документов;
– наличие доступа к документам с удаленного местонахождения;
– простая и эффективная система внесения изменений и отмены устаревших документов;
– уменьшение затрат, связанных с тиражированием бумажных копий документов и изменений к ним, и др.
Документы СУОТ могут быть представлены в любом виде (в графической форме, в виде блок-схемы, рисунка, видеофильма, модели или образца, на электронных или бумажных носителях) и существенно отличаться друг от друга. Выбор того или иного способа представления документов СУОТ целиком входит в компетенцию ОМБ.
Руководство по СУОТ входит в состав документации СУОТ и для ОМБ может быть документом, описывающим всю СУОТ.
Руководство по СУОТ согласно требованиям СТБ 18001-2009 должно включать:
а) область применения СУОТ, включая подробности;
б) документированные процедуры;
в) описание последовательности и взаимодействия процессов СУОТ.
Наиболее распространенной и простой формой Руководства является форма, построенная по разделам и последовательности пунктов СТБ 18001-2009. Такой подход облегчает разработку и использование документа, поскольку его структура полностью соответствует СТБ 18001-2009.
При составлении Руководства должны быть учтены следующие основные правила:
– наглядность содержания информации;
– взаимосвязи лучше изображать блок-схемой, чем перечислениями;
– для описания процессов и деятельности использовать таблицы и графические отображения;
– для определения ответственности необходимо использовать не фамилии, а описание функций должностных лиц или специалистов, которых это касается;
– описания должны быть всегда по возможности краткими и все же достаточными по объему для однозначного восприятия;
– для упрощения внесения изменений и пересмотра Руководства рекомендуется нумерация страниц по главам.
Справочно:
в рамках настоящих рекомендаций под специалистом по ОТ можно подразумевать:
– штатного специалиста по ОТ ОМБ (в т.ч. по совместительству);
– внештатного специалиста по ОТ;
– одного из руководителей ОМБ, например заместителя директора.
Внедрение СУОТ
Внедрение СУОТ начинается с издания приказа о введении в действие документов СУОТ. Внедрение СУОТ означает выполнение утвержденных и введенных в действие документов и предусмотренных ими форм. Для внедрения СУОТ необходимо, чтобы все сотрудники имели доступ к той документации, которая распространяется на их деятельность.
Целесообразно провести период опытного внедрения документов СУОТ на протяжении 3 месяцев для отработки на практике, изучения и понимания установленного порядка выполнения деятельности в рамках СУОТ.
В процессе опытного внедрения документов их разработчики разъясняют персоналу регламентированные документами правила и процедуры проведения работ, проводят обучение сотрудников.
По завершению внедрения документов СУОТ необходимо организовать на плановой основе проведение внутренних аудитов в соответствии с установленной в Руководстве по СУОТ процедурой по внутренним аудитам.
Для этого следует:
– обеспечить подготовку специалистов организации по внутреннему аудиту (для ОМБ – как минимум 2 человек) и назначить приказом внутренних аудиторов;
– составить программу и планы аудита;
– при разработке процедуры по внутренним аудитам можно руководствоваться СТБ ИСО 19011;
– обеспечить проведение аудита (анализа документации и проверки на местах);
– составить отчеты по результатам внутренних аудитов;
– разработать и провести необходимые корректирующие действия по выявленным несоответствиям;
– провести повторные проверки с целью подтверждения устранения несоответствий;
– провести обобщение результатов аудита и представить информацию руководству организации.
В процессе проведения внутренних аудитов необходимо оценивать:
– адекватность разработанных правил и процедур требованиям СТБ 18001-2009;
– выполнение требований СТБ 18001-2009 и документов СУОТ организации;
– работоспособность и эффективность СУОТ;
– понимание и поддержку персоналом принципов СУОТ;
– управление записями в организации.
Рекомендуется первые аудиты проводить с участием консультантов. Тогда специалисты организации получат практический опыт проведения внутренних аудитов, выявления, анализа и устранения причин несоответствий.
Справочно:
для организации работы и осуществления контроля по охране труда наниматели вводят должность специалиста по охране труда или создают соответствующую службу из числа лиц, имеющих необходимую подготовку.Должности специалистов по охране труда в производственной сфере вводятся нанимателями при численности работающих свыше 100 человек, а в других отраслях – свыше 200 человек. Решение о необходимости создания службы охраны труда или назначении специалиста по охране труда с меньшей численностью работающих принимает наниматель (ст. 227 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Подготовка к сертификации СУОТ
По решению руководителя организации разработанная и внедренная СУОТ в соответствии с СТБ 18001-2009 может быть представлена на сертификацию аккредитованному органу по сертификации СУОТ.
Сертификация СУОТ проводится для создания уверенности у руководства организации и других заинтересованных сторон в том, что организация имеет условия и принимает меры для обеспечения безопасных условий труда посредством эффективного применения СУОТ, включая процессы постоянного ее улучшения.
Рекомендуется, чтобы до подачи заявки на сертификацию СУОТ организация проработала по созданной системе не менее 3 месяцев и были проведены как минимум 1 внутренний аудит и анализ со стороны руководства. Руководству организации необходимо проанализировать СУОТ для оценки ее пригодности, адекватности и результативности и издать приказ о том, что СУОТ внедрена.
Рекомендуется провести подготовку персонала к общению с аудиторами органа по сертификации СУОТ, ознакомить персонал с правилами и процедурой сертификации, методами проверок, критериями принятия решения со стороны аудиторов. При выборе органа по сертификации СУОТ в качестве основных критериев выбора следует принять:
– аккредитацию органа в Системе аккредитации Республики Беларусь;
– уровень национального и международного признания;
– требования заинтересованных сторон;
– компетентность аудиторов;
– стоимость услуг.
Заканчивается этап подготовки СУОТ направлением в орган по сертификации заявки на проведение сертификации СУОТ, исходной информации, анкеты-вопросника, руководства по СУОТ. Форму анкеты-вопросника и состав исходной информации, который формируется с учетом специфики организации, предоставляет орган по сертификации.
Документ:
ТКП 5.1.05-2012 «Национальная система подтверждения соответствия Республики Беларусь. Сертификация систем управления. Основные положения».
Поддержание в рабочем состоянии и улучшение СУОТ
Руководство организации должно поддерживать в рабочем состоянии и постоянно улучшать СУОТ. Постоянное улучшение СУОТ позволяет расширять возможности для повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон.
Постоянное улучшение включает:
– анализ и оценку существующего положения для определения областей улучшения (совершенствования);
– установление целей улучшения;
– поиск возможных решений по достижению целей;
– оценку решений и выбор лучшего из них;
– реализацию выбранного решения; измерение, проверку, анализ и оценку результатов выполнения для установления того, достигнуты ли цели;
– документирование изменений.
Для определения возможностей для улучшения могут использоваться результаты идентификации опасностей и оценки рисков, внешних и внутренних аудитов, анализа данных, корректирующих и предупреждающих действий, анализа со стороны руководства, проверок контролирующих органов.
Справочно:
при разработке данного материала использованы следующие документы: «Методические рекомендации по применению стандартов ИСО серии 9000 в организациях малого бизнеса», БелГИСС, Минск, 2007; «Система управления охраной труда. Методические рекомендации по применению СТБ 18001-2009 в организациях малого бизнеса», БелГИМ, Минск, 2009; «Система управления окружающей средой. Методические рекомендации по применению СТБ ИСО 14001 в организациях малого предпринимательства», БелГИМ, Минск, 2010.
Виктор Бирюк, начальник сектора
исследовательского отдела методологии
создания и сертификации систем управления
Белорусского государственного института метрологии,
эксперт-аудитор
