Шпаргалка специалиста по охране труда

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, в том числе и документы по охране труда. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения той или иной задачи и после использования этой информации  такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Есть документы, которые сохраняют свое значение в течение достаточно длительного периода времени (например, 75 лет), есть документы, содержащие ценную информацию, такие документы должны храниться постоянно. При этом, сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Именно поэтому, службе охраны труда предприятия важно определить, в течение какого времени могут быть нужны те или иные документы. В данной статье мы предлагаем специалистам службы охраны труда ознакомиться со сроками хранения документов.

Определяем сроки хранения документов по охране труда правильно. 

Постановлением № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее – перечень). В этом перечне указаны документы, образующиеся в процессе документирования расследования несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, аварий и иных происшествий.

При этом для различных документов законодательством предусмотрены различные сроки хранения. 

Например, для:

документов о расследовании причин аварий, несчастных случаев на производстве (акты, планы, схемы, эскизы, технические расчеты, протоколы опросов, объяснения потерпевшего, медицинские заключения и др.) - 10 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом - постоянно) (п.512 Перечня);

 документов по вопросам возмещения вреда, причиненного жизни и здоровью работника (постановления суда, приказы, распоряжения, заявления и др.), - 75 лет (п.513 Перечня)

 документов об авариях, несчастных случаях на производстве (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) - 45 лет (с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом - постоянно) (п.п.514.1 Перечня);

 переписки об авариях и несчастных случаях на производстве - 5 лет (п.515 Перечня)

 документов об авариях и несчастных случаях на производстве, о последствиях несчастных случаев на производстве (сведения, информация) - 5 лет (групповых, со смертельным или тяжелым исходом - постоянно) (п.516 Перечня)

 сообщений о несчастных случаях на производстве - 1 год (п.517 Перечня).

Ниже представлена таблица с перечнем документов, которые подлежат изучению и проверке в случае возникновения происшествия, аварии, пожара, травмирования работника, профзаболевания и пр.

Документ: постановление Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О  некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – постановление № 140).

Документ: постановление Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30 «О расследовании и учете несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (в ред. от 31.07.2015) (далее - Правила расследования).

Справочно: Документы расследования хранятся в организации, у страхователя, принявшего к учету произошедший несчастный случай.

Справочно: Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечания к Перечню)

Справочно: нормы Перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.

Справочно: документы, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. Документы, для которых Перечнем установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Справочно: уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем, не допускается.

                                  Ольга Полякова, юрист.