Ситуация

Работник увольняется.

Как вести учет спецодежды, СИЗ, выданных работнику, в случаях:

1. если спецодежда, СИЗ возвращены на склад;
2. работник оставляет спецодежду себе?

Как правило, спецодежда и СИЗ принадлежат (являются собственностью, помимо арендуемых СИЗ) нанимателю и выдаются работнику лишь на время пользования.

Справочно:

СИЗ – средства индивидуальной защиты.

Выданные спецодежда и СИЗ возвращаются нанимателю:

• по окончании периода использования;
• при увольнении работника до окончания периода использования;
• в случае перевода у того же нанимателя на другую работу, для которой выданные СИЗ не предусмотрены типовыми нормами, нормами организации.

Принятые от работника СИЗ и спецодежду наниматель возвращает на склад либо списывает и образовывает отходы. Но бывает и так, что работник изъявляет желание забрать спецодежду, СИЗ, а иногда и вовсе их не возвращает, тем самым причиняя нанимателю ущерб.

1. Увольняясь, работник возвращает спецодежду нанимателю

В данном случае нанимателю необходимо:

1) отразить возврат СИЗ в личной карточке учета СИЗ (п. 43 Инструкции № 209);

2) оформить ПУД для отражения в бухгалтерском учете перемещения СИЗ от работника на склад. ПУД могут являться ведомость, накладная на внутреннее перемещение, акт возврата и др.

Справочно:

ПУД – первичный учетный документ.

Справочно:

личная карточка используется для контроля за движением СИЗ от нанимателя к работнику и обратно (получил/возвратил).

Для списания СИЗ одной личной карточки будет недостаточно. Поэтому нужен еще и ПУД. ПУД может быть ведомость возврата СИЗ (ст. 1, 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Форму ведомости организация разрабатывает и утверждает самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к ПУД.

Приведем пример формы ведомости, которую можно взять за образец:

Ведомость № 4

возврата СИЗ на склад

за февраль 2020 г.

3) комиссия по контролю качества СИЗ, созданная в организации, должна принять решение о том, возможно ли дальнейшее использование бывших в употреблении СИЗ, возвращенных на склад (пп. 42, 44 Инструкции № 209).

Обращаем внимание, что после внесенных поправок в Инструкцию № 209 (см. постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 27.06.2019 № 30) в документе нет ни слова о комиссии по контролю качества СИЗ (из Инструкции № 209 исключен п. 28). Это значит, что решение о том, нужна ли такая комиссия, наниматель принимает самостоятельно в каждом конкретном случае. При решении данного вопроса необходимо учитывать численность работников, специфику деятельности организации, количество и ассортимент СИЗ.

Если СИЗ по защитным свойствам, гигиеническим характеристикам и качеству отвечает требованиям ТНПА, то комиссия разрешает использовать их по назначению. Период их дальнейшего использования определяется в зависимости от процента износа СИЗ, который вносится в личную карточку работника (п. 45 Инструкции № 209).

Если СИЗ утратили защитные свойства, не соответствуют предъявленным требованиям, их списывают и направляют на производственные нужды (на ремонт эксплуатируемых СИЗ, использование в качестве ветоши при ремонте оборудования и т.д.) или сдают на использование/захоронение в качестве отходов (п. 42 Инструкции № 209);

4) если принято решение об использовании СИЗ дальше иными работниками, то наниматель обеспечивает их стирку, химчистку, дезинфекцию и ремонт. Это необходимо сделать прежде, чем выдать их другим работникам (п. 45 Инструкции № 209).

2. Работник желает оставить СИЗ у себя после увольнения

С 25 августа 2019 г. из Инструкции № 209 исключены нормы, касающиеся передачи спецодежды и СИЗ работнику при увольнении.

Если СИЗ принадлежат нанимателю на праве собственности (п. 23 Инструкции № 209), наниматель как собственник СИЗ вправе совершать любые действия, в т.ч. и отчуждать их в собственность работникам, включая работников, с которыми трудовые отношения прекращаются (п. 2 ст. 210 ГК). Наниматель самостоятельно определяет такой порядок. Стоит только помнить, что если работник будет приобретать СИЗ или спецодежду, бывшие в употреблении, то их цена формируется за минусом процента износа. Определяя стоимость, необходимо принимать во внимание рыночные цены на аналогичный товар, степень износа спецодежды или СИЗ, данные бухучета (остаточную стоимость) и т.д.

Вариант 1. Оформление договора купли-продажи. Провести  процедуру можно через договор купли-продажи. Сделка между нанимателем и работником должна быть оформлена письменно (п. 1 части первой ст. 162 ГК). Оплата может осуществляться наличными в кассу организации, по безналичному расчету на расчетный счет предприятия.

Вариант 2. Работник пишет заявление на имя нанимателя, указывает в нем СИЗ, которое он хочет купить, стоимость (лучше заранее оговорить) и порядок оплаты. Наниматель отвечает на предложение работника резолюцией, далее оформляется приказ. Факт передачи подтверждают ТН, поскольку СИЗ выдают работнику на руки, а не доставляют автотранспортом (часть шестая п. 1 Инструкции № 58).

Вариант 3. Передача работнику СИЗ в счет заработной платы. Законодательством предусмотрена возможность выплачивать часть заработной платы в натуральной форме. Наниматель может передать в счет зарплаты не только произведенную им продукцию, но приобретенные у третьих лиц товары, в т.ч. СИЗ. При этом нужно соблюдать условия, установленные в частях второй, третьей ст. 74, части второй ст. 8 ТК, п. 1 ст. 4 Конвенции МОТ № 95 «Относительно защиты заработной платы» (заключена в г. Женеве 01.07.1949). Порядок зачета должен быть прописан в документах, регламентирующих вопросы оплаты труда (коллективный договор, положение об оплате труда и пр.). Если вопрос выплаты зарплаты в смешанной форме не урегулирован, наниматель оформляет решение о передаче СИЗ в качестве натуральной оплаты приказом (распоряжением).

Порядок передачи СИЗ работнику по его желанию на основании письменного заявления наниматель может предусмотреть в СУОТ.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.12.2008 № 209 (Инструкция № 209).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 (Инструкция № 58).