Как правильно оформить инструкции по охране труда

В 2015 г. редакция журнала «Я – специалист по охране труда» выпустила сборник инструкций «Охрана труда. Инструкции по видам работ», на первых страницах которого был помещен образец оформления инструкций. По просьбе наших читателей в этой статье мы подробно расскажем о требованиях, предъявляемых законодательством к оформлению данного вида локального нормативного правового акта (ЛНПА).

Документ:

Инструкция о порядке разработки и принятия локальных нормативных правовых актов, содержащих требования по охране труда для профессий и (или) отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 176 (далее – Инструкция № 176).

Порядок разработки и принятия инструкций по охране труда в организациях, требования к их оформлению, структуре и содержанию установлены Инструкцией № 176.

Инструкция № 176 регулирует общий порядок процедуры подготовки, подписания, согласования и утверждения инструкций по охране труда без конкретных требований к оформлению текста документа и его реквизитов, однако определяет, что проект инструкции по охране труда оформляется в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве (п. 23).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Таким образом, при подготовке проекта инструкции по охране труда в государственных органах и организациях Республики Беларусь следует руководствоваться нормами Инструкции по делопроизводству.

Применяем Инструкцию по делопроизводству

Рассмотрим применение норм Инструкции по делопроизводству при подготовке проекта инструкции по охране труда.

Текст инструкции по охране труда делится на пункты (подпункты, абзацы), которые в соответствии с требованиями п. 31 Инструкции № 176 могут объединяться в следующие главы:

«Общие требования по охране труда»;

«Требования по охране труда перед началом работы»;

«Требования по охране труда при выполнении работы»;

«Требования по охране труда по окончании работы»;

«Требования по охране труда в аварийных ситуациях».

В зависимости от специфики профессии, вида работ (услуг) инструкцию по охране труда могут включаться другие главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки, точка в конце заголовка не ставится. Если заголовок состоит из двух предложений, то их разделяют точкой. Не допускается перенос слов в заголовке на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (п. 73 Инструкции по делопроизводству). Слово «ГЛАВА» и заголовок главы указываются прописными буквами и выравниваются по центру листа документа, выделение (начертанием, подчеркиванием и т.д.) не допускается.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой (часть третья п. 73 Инструкции по делопроизводству). Подпункты нумеруются арабскими цифрами, номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки (часть четвертая п. 73 Инструкции по делопроизводству) Нумерация пунктов - сквозная для всего документа, подпунктов - сквозная для каждого пункта (часть пятая п. 73 Инструкции по делопроизводству). Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (часть шестая п. 73 Инструкции по делопроизводству).

В тексте документа перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления ставится точка с запятой, после последнего - точка (п. 74 Инструкции по делопроизводству).

Например:

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования по охране труда при работе с… .

2. К выполнению работ с… допускаются работники, прошедшие инструктаж по охране труда.

3. …

ГЛАВА 2

ТРЕБОВАНИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА ПЕРЕД НАЧАЛОМ РАБОТЫ

4. Перед началом выполнения работ работник обязан:

4.1. осмотреть рабочее место… ;

4.2. расположить… ;

4.3. разместить… ;

4.4. убедиться… .

5. Работающему запрещается:

устанавливать… ;

использовать… ;

включать… .

Для оформления текста применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Текст выравнивается по ширине листа (часть первая п. 78 Инструкции по делопроизводству). Текст документов на бланках формата А4 печатается через одинарный междустрочный интервал (п. 77 Инструкции по делопроизводству).

Текст документа печатается от границы левого поля, строки начала абзацев печатаются от абзацного отступа (12,5 мм). В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (п. 90 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении документов на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10–15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется. Новый лист документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца (п. 91 Инструкции по делопроизводству).

Первая и последняя страницы инструкции по охране труда оформляются согласно приложению 1 к Инструкции № 176. Вместе с тем предложенные формы противоречат ряду требований Инструкции по делопроизводству (п. 25 Инструкции № 176).

Отметим, что Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. При подготовке и оформлении ЛНПА организаций (например, индивидуальных инструкций по делопроизводству, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций и пр.) требования Инструкции по делопроизводству следует выполнять в обязательном порядке и в полном объеме. Это вытекает из положений ст. 4 Закона о нормативных правовых актах, согласно которым ЛНПА исключаются из сферы регулирования данного документа.

Документ:

Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее – Закон о нормативных правовых актах).

Напомним также, что согласно п. 23 Инструкции № 176 проект инструкции по охране труда оформляется в соответствии с требованиями законодательства о делопроизводстве.

Первый и последний листы инструкции по охране труда, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, будут отличаться от примеров, приведенных в приложении 1 к Инструкции № 176.

Инструкция по охране труда должна оформляться на общем бланке с угловым расположением реквизитов или на чистых листах бумаги формата А4, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (п. 19 Инструкции по делопроизводству). На бланке изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги.

Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения (п. 42 Инструкции по делопроизводству).

Название вида документа (ИНСТРУКЦИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА) печатается прописными буквами без разрядки (п. 45 Инструкции по делопроизводству) между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».

Информация о том, для какой профессии или вида работ (оказываемых услуг) предназначена инструкция по охране труда, следует указывать в заголовке к тексту инструкции ниже реквизита «Место издания документа». Заголовок к тексту должен быть кратким, точным и должен грамматически согласовываться с названием документа. Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Заголовок к тексту оформляют строчными буквами (кроме заглавной буквы «О» – если она используется в заголовке). Заголовок печатается от границы левого поля, длина строки заголовка не должна превышать 73 мм.

Датой Инструкции по охране труда является дата его утверждения. Инструкция по охране труда может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (п. 52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении инструкции по охране труда должностным лицом гриф утверждения со­сто­ит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, вклю­чая видовое или сокращенное наименование организации, его подписи, расшифровки под­пи­си и даты утвержде­ния, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Калинка»

Калитеня Г.Г.Калитеня

15.12.2015

При утверждении распорядительным документом гриф утверж­дения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном па­де­же, его даты и регистрационного индекса, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора ЗАО «Калинка»

15.12.2015 № 118

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу документа. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов от 100 мм от границы левого поля.

Таким образом, первый лист инструкции по охране труда, оформленный в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, будет выглядеть следующим образом:

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

1. …

Проект инструкции по охране труда подписывается автором. Подпись располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (п. 57 Инструкции по делопроизводству).

Наименование должности печатается без отступа от границы левого поля листа документа, расшифровка подписи печатается от 120 мм от границы левого поля. Если наименование должности в реквизите «подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки.

Начальник административно-

хозяйственного отдела                                Галибин                               А.В.Галибин

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты. Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов (п. 60 Инструкции по делопроизводству). Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента

государственной инспекции труда

Министерства труда и социальной защиты

Республики Беларусь

Садовничий А.П.Садовничий

15.12.2015

 Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации – авторе документа, (например, профессиональными союзами и т.п.). В этом случае гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета работников

ЗАО «Калинка»

14.12.2015 № 13

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при этом грифы согласования располагаются двумя вертикальными рядами: от границы левого поля и от 100 мм от границы левого поля.

Внутреннее согласование (согласование внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами) оформляется с использованием реквизита «Виза документа».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева либо на отдельном листе. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (п. 61 Инструкции по делопроизводству).

Начальник отдела кадров

Ковалев Н.П.Ковалев

15.12.2015

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Начальник отдела кадров

Басов В.П.Басов

15.12.2015

Начальник отдела охраны труда

Свиридов Г.В.Свиридов

15.12.2015

Отметим, что в реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» «И.о.», не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению
систем электронного документооборота,
с 2005–2009 гг. – научный сотрудник отдела документоведения
 Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела (БелНИИДАД),
разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству
 в государственных органах и организациях
Республики Беларусь, Методических рекомендаций
по оформлению обложек дел и т.д.